Utilisation abusive de la messagerie électronique

Le mois dernier, à Los Angeles, treize employés du centre médical UCLA ont failli être licenciés pour avoir illégalement consulté le dossier médical de la célèbre chanteuse Britney Spears. Ces employés avaient enfreint les règles de conduite du centre, ainsi que les lois relatives au secret médical. En fin de compte, six personnes ont été suspendues.

Cet exemple montre qu'il suffit d'un simple clic ou d'une simple pression sur le clavier de votre ordinateur pour compromettre votre emploi. Vous pensez peut-être qu'il s'agit d'actes inoffensifs, mais votre supérieur est sans aucun doute d'un tout autre avis.

À l'heure où de plus en plus d'informations d'entreprise sont stockées en ligne et où les communications s'effectuent le plus souvent de façon électronique, les entreprises doivent modifier les procédures de leurs employés et y inclure les règles d'utilisation de la messagerie électronique, d'Internet et des médias de socialisation. Cependant, même s'il n'existe pas de règles écrites, les employeurs sont en droit de licencier des employés pour des délits liés aux technologies.

"Si vous ne respectez pas les règles, vous courez de gros risques", explique Jim Cahill, blogueur en chef et directeur des communications chez Emerson Process Management, un fabricant de systèmes d'automatisation industriels basé à Austin, au Texas, et dont le chiffre d'affaires s'élève à 4 milliards de dollars.

Infractions et motifs de licenciement

Selon une enquête réalisée en décembre 2007 par l'ePolicy Institute et l'American Management Association auprès de 304 entreprises américaines, les entreprises hésitent moins à licencier les employés qui enfreignent les règles. Un quart des employeurs interrogés ont déjà licencié un employé pour une utilisation abusive de la messagerie électronique, et un tiers pour un usage inapproprié d'Internet.

"Les licenciements sont en augmentation car davantage d'entreprises surveillent l'utilisation des ordinateurs et d'Internet par leurs employés", explique Nancy Fuller, directrice de l'ePolicy Institute. En tant que rédactrice et consultante, elle collabore avec des entreprises sur les questions liées à Internet et à la surveillance des employés. "Il faut que les employés le sachent : Big Brother vous observe à travers votre écran", conclut-elle.

Dans quels cas peut-on être licencié ? Voici quelques-unes des "infractions" mentionnées par les entreprises dans l'enquête :

Messagerie électronique

langage injurieux ; utilisation personnelle excessive ; non-respect des règles de confidentialité.

Internet :
consultation de sites pornographiques, de rencontres, de jeux, de divertissement, de vente en ligne, d'enchères, de sport ; utilisation personnelle excessive ; non-respect d'autres règles de l'entreprise.

Autres :
utilisation abusive ou personnelle des lignes téléphoniques de l'entreprise ; perte ou vol d'équipements électroniques.

Protection sur le lieu de travail

Que peut-on faire pour se protéger au travail ?

• Utilisez la messagerie électronique avec prudence. Dès lors qu'il s'agit de paroles écrites, il y a deux poids, deux mesures. Les employés risquent d'avoir davantage de problèmes pour ce qu'ils écrivent que pour ce qu'ils disent, selon Lewis Maltby, directeur du National Workrights Institute et défenseur des droits des salariés à Princeton, dans le New Jersey.

• Accordez la même importance à toutes les formes de supports. "Si un message ou une plaisanterie sont inappropriés dans un message électronique, ils le sont également dans un message instantané, dans un message textuel, sur un blog ou sur votre page Facebook", poursuit Maltby. Soyez cohérent.

• Dès lors que vous êtes au travail, rien n'est personnel. "Ne vous croyez pas en sécurité parce que vous utilisez un compte de messagerie électronique basé sur Internet pour vérifier vos messages personnels au travail. Si elles disposent d'une technologie appropriée, les entreprises peuvent en retrouver la trace", souligne Nancy Fuller. "Consultez vos messages personnels seulement lorsque vous rentrez chez vous", conclut-elle.

• Prudence est mère de sûreté. Si vous savez que votre entreprise a établi des règles interdisant de faire quelque chose en particulier, ne le faites pas. Selon une enquête réalisée en décembre 2007 par le Ponemon Institute, un groupe de réflexion sur le respect de la vie privée, 51 % des employés déclarent avoir copié des informations confidentielles sur une clé USB et pourtant 87 % d'entre eux savaient que les règles de leur entreprise le leur interdisaient. Si vous voyagez fréquemment avec un ordinateur portable, un iPhone ou une clé USB appartenant à votre entreprise, les spécialistes recommandent d'utiliser un logiciel de chiffrement pour sécuriser les informations de l'entreprise.

• Lisez le manuel. "La société Emerson met régulièrement à jour son manuel de l'employé afin de prendre en compte les blogs et autres nouvelles technologies, et exige que les employés lisent et signent les mises à jour", déclare Jim Cahill, directeur des communications de l'entreprise. Demandez à votre supérieur, à votre service informatique ou à votre département RH si votre entreprise a établi des règles pour l'usage des ordinateurs et des communications électroniques. Si c'est le cas, lisez-les. Si des formations sont proposées, il est recommandé de les suivre.

Une fois que vous aurez lu le manuel de l'employé, veillez à en respecter scrupuleusement les règles.